Logo FFG Images du go
version imprimable

Description du circuit des licences

[version 1.2 - 16/10/2015]

1. Les intervenants

2. Tarifs des licences

  2.1 Plage de validité des licences
  2.2 Répartition du montant des licences
  2.3 Codification des tarifs
  2.4 Abonnements à la revue
  2.5 Majoration des tarifs
  2.6 Elaboration des tarifs
  2.7 Rectification d'une erreur dans la saisie des tarifs

3. Gestion des licences

  3.1 Procédure générale
  3.2 Gestion des anomalies
  3.3 Inscription lors des tournois / des stages
  3.4 Correction des informations d'un licencié
  3.5 Correction du niveau d'un licencié
  3.6 Transfert d'un licencié
  3.7 Création ou ré-ouverture d'un club

1. Les intervenants

Le système nécessite que chaque club, chaque ligue, et la FFG nomment un (ou des) gestionnaire(s) de licences.

Au niveau FFG, les gestionnaires de licences ne pourront pas être le (ou les) trésorier(s). Au niveau clubs et ligues, on n'impose pas cette contrainte, libre à eux de le faire ou pas.
La FFG nommera obligatoirement à titre de précaution un gestionnaire de licences adjoint ayant les mêmes pouvoirs que le gestionnaire de licences FFG.

Les gestionnaires de licences des clubs ont pour rôles :

  • la déclaration des licenciés, ce qui inclut la saisie et les contrôles sur les informations qui les concernent, ainsi que l'envoi des chèques de règlement vers la ligue de rattachement et la FFG (ou de s'assurer que l'envoi a eu lieu si les fonctions de trésorier et de gestionnaire de licences sont séparées),
  • la mise à jour des informations des licenciés et leurs éventuels transferts entre clubs. Le gestionnaire de licences club a toutes les informations à sa disposition pour renseigner le licencié sur l'état de sa licence ou les informations stockées dans la base.

Les gestionnaires de licences des ligues ont pour rôles spécifiques :

  • de s'assurer de la transmission des tarifs de la ligue au gestionnaire FFG et de vérifier la saisie qui en est faite,
  • la validation des bordereaux émis par les clubs, incluant des contrôles de contenu et surtout la vérification de l'égalité des montants saisis par le club et des chèques reçus.

Les gestionnaires de licences fédéraux ont pour rôles spécifiques :

  • la saisie et la validation des tarifs FFG et des tarifs Ligue,
  • la validation des bordereaux émis par les clubs, incluant des contrôles de contenu et surtout la vérification de l'égalité des montants saisis par le club et des chèques reçus,
  • un rôle d'administration, leur permettant de débloquer toutes les situations particulières que les clubs ou les ligues ne peuvent traiter à leur niveau. Lorsque les gestionnaires clubs et ligues rencontrent des problèmes, ils s'adressent au gestionnaire de licences FFG.

Tous ces gestionnaires seront déclarés dans la base FFG avec la responsabilité «Gestionnaire de licences». Les gestionnaires auront la possibilité de passer le relais à leur successeur de façon à limiter les interventions des gestionnaires FFG ou des administrateurs.

Chaque gestionnaire devra avoir un email, et c'est par ce canal que lui seront transmis son mot de passe lui permettant de se connecter aux pages de gestion des bordereaux sur le site FFG, dès sa déclaration dans le système.


2. Tarifs des licences

2.1 Plage de validité des licences

Une licence prise entre le 1er septembre et le 31 décembre a une validité qui court entre la date de soumission du bordereau et le 31 décembre de l'année suivante. Une licence prise entre le 1er janvier et le 31 Août est valide jusqu'au 31 décembre de la même année.

2.2 Répartition du montant des licences

Le montant de chaque licence est réparti entre 3 intervenants :

  • Le club
  • La ligue de rattachement du club
  • La Fédération Française de Go

La FFG vote annullement lors de son assemblée générale (pour la saison suivante) la liste des catégories de tarifs et le montant des parts fédérales associées.

Chaque ligue peut conserver le même découpage -ce qui est recommandé-, ou subdiviser les catégories proposées par la FFG. Les catégories et les montants peuvent différer d'une ligue à l'autre. De la même manière, les clubs peuvent définir leur découpage et les montants associés.

Les tarifications de la FFG et des ligues sont stockées dans la base FFG. A l'heure actuelle, celles des clubs n'y figurent pas. En pratique, la gestion des licences actuellement mise en place ne nécessite pas de connaître les tarifs des clubs.

2.3 Codification des tarifs

Chaque tarif est désigné par un code particulier composé de plusieurs caractères ayant chacun une signification.
Les codes actuellement utilisés sont les suivants :

  • 'A' : Adulte
  • 'J' : Jeune (moins de 18 ans au 1er janvier de l'année de licence)
  • 'S' : Scolaire (moins de 16 ans au 1er janvier de l'année de licence)
  • 'C' : Chômeur
  • 'E' : Étudiant (implique d'avoir moins de moins de 26 ans révolus au premier janvier de l'année de licence).
  • 'L' : tarif Loisir (les cinq tarifs précédents correspondent aux licences standards) voir le tableau comparatif licence standard / licence loisir

Si un licencié désire en cours d'année passer d'une licence loisir à une licence standard, il doit en faire la demande auprès du responsable licences fédéral en charge et régler la différence de prix entre la licence loisir et la licence standard.

  • 'M' : tarif Majorable
    Ce code indique que si le licencié renouvelle sa licence après la date paramétrée dans le système, une majoration sera appliquée pour ce tarif.
  • 'P' : Première licence
    Ce code indique que si le licencié n'a jamais été licencié auparavant par la FFG. Un licencié d'origine étrangère ayant déjà pris une licence dans son pays d'origine mais jamais en France se verra appliquer un tarif Première licence lors de sa première prise de licence à la FFG.
  • 'R' : Revue
    Ce code permet de savoir que le licencié a souscrit un abonnement d'un an à la version papier de la Revue Française de Go pour l'année de licence considérée (voir le détail dans le paragraphe Revue).

 

2.4 Abonnements à la revue

Lors de la prise de licence, la personne précise si elle souhaite recevoir la version papier de la revue. Le montant de l'abonnement à la revue est intégré dans le montant dû à la FFG.

L'abonnement a une durée d'un an et court du 1er janvier au 31 décembre de l'année de licence. La parution est de trois numéros par an. La prise en compte de l'abonnement a lieu dès que la FFG a validé le bordereau correspondant (i.e. elle a reçu le paiment). Si cette validation intervient après le premier janvier, les éventuels numéros déjà émis pour l'année en cours sont aussi transmis lors du 1er envoi.

2.5 Majoration des tarifs

Dans le cas d'un renouvellement de licence (le licencié avait pris sa licence pour l'année précédente), la FFG pourra décider d'une date à partir de laquelle les tarifs seront majorés. Par exemple, pour 2016, tous les licenciés renouvellant leur licence (sauf scolaire) et dont les bordereaux seront soumis après le 31 décembre 2015 feront l'objet d'une majoration de 10 euros.

Les Ligues peuvent aussi décider d'une majoration qui leur sera due. La date est commune avec celle de la FFG.

Cette majoration ne s'applique pas dans le cas d'une nouvelle licence ni dans le cas d'une reprise de licence après une interruption d'une ou de plusieurs années. Le tarif Scolaire est également exonéré de cette majoration.

2.6 Élaboration des tarifs

La publication des tarifs FFG a un impact sur les tarifs de toutes les ligues. Il est donc préférable que ces derniers soient connus avant ceux des ligues et donc que celles-ci tiennent leur assemblée générale après celle de la fédération qui se tient généralement en mars.

La saisie des tarifs Ligue restera centralisée dans un premier temps au niveau du gestionnaire des licences fédéral. Ce dernier a aussi la main sur leur validation. Les gestionnaires Ligues ont à tout instant la main pour consulter ce qui a été saisi par les gestionnaires de licences FFG.

Les tarifs sont publiés sur le site de la FFG et consultables par tous à partir du moment où ils ont été validés.

La création de bordereaux pour une année donnée et pour un club donné ne sera possible que si le tarifs FFG et de la ligue associée pour cette année ont été mis à jour. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre les tarifs de toutes les ligues pour que la saisie des bordereaux puisse commencer pour cette année.

2.7 Rectification d'une erreur dans la saisie des tarifs

Les erreurs de saisie des tarifs sont extrêmement délicates à rectifier à partir du moment où les chèques des clubs ont commencé à être envoyés. C'est pourquoi il est important de bien vérifier les montants et les catégories permises.

Pour garder une trace des montants initialement perçus, le système stocke les montant calculés au moment de la soumission d'un bordereau. De même, toute rectification d'un bordereau impliquant un changement de montant est tracée.

En cas d'erreur initiale, le plus simple est d'éviter la rétroactivité, c'est-à-dire de conserver les bordereaux déjà validés avec un tarif erroné et de n'appliquer le tarif corrigé qu'aux bordereaux non encore validés au moment de la correction. Au moins, les tarifs stockés correspondront aux montants perçus et on pourra reconstituer une comptabilité propre. Cette décision incombe aux trésoriers FFG.

Dans le cas contraire, les gestionnaires de licences FFG devront dé-valider les bordereaux existants, mais le système ne gérera pas les effets de bord liés aux expirations de licences.


3. Gestion des licences

3.1 Procédure générale

Au préalable, chaque club et chaque ligue doivent avoir nommé un «gestionnaire de licences». La FFG doit avoir nommé un gestionnaire de licences et un gestionnaire de licences adjoint. Au préalable également, les tarifs ligues et FFG doivent avoir été mis en ligne.

Le processus standard de prise de licence devient alors :

  1. Le gestionnaire de licences club a la possibilité de se connecter au site de la FFG afin d'imprimer des formulaires d'inscription papier pour chacun des anciens membres de son club. Un modèle de formulaire vierge est aussi disponible en cas de prise de licence d'un nouvel adhérent. L'utilisation de ce formulaire papier n'a rien d'obligatoire, mais :
    • Le formulaire permet de s'assurer lors de la saisie qu'aucune information n'a été oubliée,

    • Le formulaire explicite, conformément aux consignes de la CNIL, les informations qui sont obligatoires et celles qui ne le sont pas,

    • Le formulaire fournit un support qui incite à ne pas gribouiller et limite donc les risques d'erreur ultérieures lors de la re-saisie,

    • Le formulaire peut inclure en standard les informations personnelles d'un licencié de l'année précédente et ainsi en permettre le contrôle.


  2. Le licencié remplit le formulaire, le donne au gestionnaire des licences club et lui paie sa cotisation, incluant les parts club, ligue et FFG.

  3. Lorsqu'il a réuni un nombre suffisant de licences, le gestionnaire de licences club se connecte au site web de la FFG, crée un bordereau (pour plus de détails consulter le guide utilisateur), et il y reporte la liste des licences qu'il a en sa possession. Il modifie si c'est nécessaire les informations erronées de la base et crée les nouveaux adhérents après vérification de leur unicité. Pour chaque licencié,
    • Des contrôles d'intégrité permettent d'éviter des erreurs à la saisie. Toutes les informations obligatoires font l'objet de contrôles bloquants en cas d'omission.

    • Le gestionnaire club choisit le tarif ligue parmi ceux qui sont proposés (seuls ceux qui sont permis sont affichés).

    Remarque : Les contrôles ont leurs limites, et il est demandé aux gestionnaires de licences d'être soigneux dans leur saisie, notamment celle du nom / prénom et de l'adresse.

    Le gestionnaire club mentionne les numéros des chèques émis au niveau du bordereau.

  4. Le système calcule à tout moment le montant à payer à la ligue et un montant à payer à la FFG pour un bordereau donné. Dès que la saisie est terminée, le gestionnaire club vérifie les tarifs puis soumet le bordereau. Cette opération prévient automatiquement les gestionnaires de licences ligue et FFG par email.

    Une fois le bordereau électronique émis, les sommes mentionnées sont dues par le club.

    Le gestionnaire de licences club envoie parallèlement un chèque à la ligue correspondant au montant dû à celle-ci, et un chèque à la FFG correspondant au montant dû à celle-là. Il joint à chaque chèque l'impression du contenu du bordereau associé, obtenue sur le site internet. À partir du moment où le bordereau est émis, les licenciés qui y figurent sont immédiatement déclarés dans la base, et apparaissent sur le site FFG comme n'importe quel licencié.

  5. A la réception du chèque ligue, celui qui reçoit le chèque prévient son gestionnaire de licences ligue qui se connecte au site de la FFG sur une page de validation de bordereaux en ligne, vérifie la tarification appliquée et marque le bordereau correspondant au chèque comme étant validé au niveau ligue (i.e. les licences du bordereau ont été correctement payées).

  6. A la réception du chèque FFG, celui qui reçoit le chèque prévient le gestionnaire licences FFG qui se connecte au site de la FFG sur une page de validation de bordereaux en ligne, vérifie la tarification appliquée et marque le bordereau correspondant comme étant validé au niveau FFG (i.e. les licences du bordereau ont été correctement payées).

    La procédure de communication entre le gestionnaire de licences et le trésorier est laissée à leur appréciation. Il est néanmoins souhaitable de relever la boite postale 1 fois par semaine et que la transmission de l'information se fasse en moins de 3 jours.

  7. Une fois que le bordereau a été validé par la ligue et la FFG, les licences concernées deviennent définitives.

  8. Si les validations ne sont pas effectuées 45 jours après l'émission du bordereau, les licences du bordereau sont expirées, et les licenciés concernés disparaissent à l'affichage sur le site FFG (mais ils sont conservés dans la base).

Les accès aux pages de création/modification des bordereaux, et de validation des bordereaux sont protégés par un identifiant et un mot de passe.

Comme la licence est effective dès la création du bordereau au niveau club, le licencié peut vérifier en consultant simplement la partie publique du site FFG si sa licence a été prise en compte ou pas.

A tout moment, il est possible pour les gestionnaires de vérifier où en est la validation des bordereaux en consultant la page de validation des bordereaux sur le site FFG.

Les validations ligue et FFG sont faites en parallèle (pas besoin d'attendre une validation ligue pour faire une validation FFG, et pas besoin d'attendre une validation FFG pour faire une validation ligue).

3.2 Gestion des anomalies

Un bordereau forme un tout insécable : une licence est validée si le bordereau attaché est validé. Lors de l'expiration, toutes les personnes figurant dans le bordereau voient leur licence expirer. La durée maximale de 45 jours permet cependant de régulariser les licenciés.

L'outil de gestion des licences permet pour chaque bordereau de mettre des commentaires et d'expliciter les changements de statuts. Une trace des opérations effectuées est conservée après soumission du bordereau.

Si le gestionnaire Ligue ou fédéral s'aperçoit qu'un tarif est incorrect et/ou que le montant du chèque est inférieur à ce qui était dû, il refuse le bordereau et indique la raison dans la zone réservée à cet effet. Un mail de notification est alors envoyé au responsable club, qui peut consulter les commentaires de l'émetteur précisant le motif du refus.

Le refus n'empêche pas l'accès à l'échelle pour le licencié tant que le bordereau n'est pas expiré. Si 45 jours se sont écoulés mais que le bordereau n'est toujours pas validé, la licence expire.

Le gestionnaire Ligue ne modifie pas lui-même les tarifs appliqués au licencié du bordereau ; cette action incombe au gestionnaire club. Il a en revanche toute latitude pour visionner le détail de la saisie.

À partir du moment où un intervenant refuse le bordereau, le gestionnaire du club a alors plusieurs choix :

  • Soit il renvoie un chèque au gestionnaire de la Ligue du montant encore dû. C'est de loin la solution à préférer, car elle ne modifie pas les montants en jeu.

  • soit il supprime le licencié en erreur du bordereau ou il modifie le tarif appliqué. Cette possibilité est à éviter si possible dans la mesure où elle remet aussi en cause le montant du chèque destiné à la FFG. Si le bordereau avait déjà été validé par l'autre entité, l'état de cette autre entité redevient 'En attente de validation'.

  • Il peut enfin demander à la FFG d'annuler complètement le bordereau (ce qui implique le non-encaissement ou le remboursement des deux chèques Ligue et FFG).

Si le gestionnaire de Ligue ou fédéral s'aperçoit que le montant du chèque est supérieur à ce qui était dû, il valide le bordereau et indique l'écart dans la zone de communication réservée à cet effet. Il peut y indiquer le numéro de chèque et son montant pour garder une trace de son règlement. Il renvoie au club la somme trop perçue. Un mail de confirmation au gestionnaire club est envoyé, avec mention du champ de communication qui indiquera donc au destinataire club ce qu'il est censé recevoir.

3.3 Inscription lors des tournois / des stages

Pour le contrôle des licences, le fichier d'échange sera désormais à jour pratiquement en temps réel. Le fichier d'échange mentionnera si les licences sont ou non validées. Les licences expirées ne seront pas considérées comme validées.

Le fichier devra être récupéré le matin avant le tournoi, de façon à correctement prendre en compte les dates d'expiration.

Un point problématique est la première licence prise lors d'un tournoi. La meilleure façon consiste à licencier les futurs participants au sein du club auxquel ces derniers souhaitent se rattacher et à effectuer cette opération une semaine AVANT le tournoi. Comme la prise en compte de la soumission d'un bordereau est instantanée, les nouveaux figureront dans le bon club dans le fichier d'échange au moment du tournoi, ce qui facilitera les choses à tous.

Si toutefois ces formalités n'étaient pas faites lors des inscriptions, il sera quand même possible de se licencier dans le club organisant le tournoi, au tarif de ce club. Le licencié pourra changer ensuite de club s'il le souhaite, mais il n'y aura pas de refacturation de la part club vers le nouveau club de destination.

La procédure de prise de licence lors d'un tournoi est donc calquée sur une prise de licences dans le club organisateur du tournoi :

  1. Le responsable du tournoi édite des formulaires vierges d'inscription à partir du site FFG.

  2. Les nouveaux licenciés remplissent les bordereaux d'inscription papier lors de leur prise de licence et paient à l'organisateur leur cotisation. La mécanique est identique à une prise de licence club, à ceci près que les bordereaux ne pourront être préalimentés.

  3. L'autre point d'attention est le fait que le bordereau associé au tournoi doit être soumis AVANT l'envoi du fichier de résultats au responsable de l'échelle (sans oublier évidemment l'envoi des chèques à la FFG et à la Ligue).

3.4 Correction des informations d'un licencié

La réglementation CNIL rend obligatoire la possibilité pour un licencié de pouvoir consulter et faire modifier les informations communiquées à la FFG. Ces modifications incluent les déménagements, les changements de nom à la suite d'un mariage, etc.

Actuellement, la base FFG ne permet pas une rectification directe par le licencié ni même une consultation si le licencié a fait le choix que ses informations personnelles ne soient pas publiées.

Les demandes doivent donc être transmises au gestionnaire de licences club qui peut générer sur le site fédéral le même formulaire préalimenté que celui disponible lors des prises de licences.

La modification d'un joueur est normalement effectuée par le club ayant licencié le joueur, mais elle est aussi possible pour le gestionnaire de licences du club d'accueil si un transfert a eu lieu en cours d'année. En dernier ressort, le licencié pourra faire appel aux gestionnaires de licences fédéraux.

3.5 Correction du niveau à l'échelle d'un licencié

Le niveau du joueur est géré par l'échelle de niveau et n'est pas modifiable. Cependant, dans les quelques cas d'erreurs manifestes, un administrateur du club pourra demander de régulariser une situation de trop grand décalage auprès de la Commission de réévaluation.

3.6 Transfert d'un licencié

Dans certains cas, un licencié peut être amené à changer de club. Cela se produit par exemple si ce licencié déménage, dans les cas de prise de licence lors d'un tournoi ou lors de la création d'un nouveau club. Le transfert peut être effectué par le gestionnaire de licences club d'origine ou exceptionnellement par le gestionnaire de licences fédéral.

Après transfert, le licencié apparaîtra sur le site fédéral comme rattaché à son nouveau club.

Le transfert ne donne pas lieu à refacturation d'un club à l'autre.

Une fois le transfert effectué, les clubs de départ (prise de licence) et d'arrivée peuvent tous deux modifier les coordonnées du licencié.

3.7 Création ou ré-ouverture d'un club

Au préalable, la demande d'affiliation du club doit être faite auprès de la FFG, voir page des Démarches concernant les clubs.

Deux cas de figures :

  • au moins un des futurs responsables du club est licencié à la fédération :

Il suffit de créer demander la création du club en demandant que cette personne soit déclarée responsable licences de ce nouveau club. Une fois le club créé, il faut demander au club d’origine le transfert du joueur, voir ci-dessus Transfert d'un licencié.

  • aucun des membres du nouveau club est licencié.

Lorsqu'un club est créé ex nihilo, et qu'auparavant aucun de ses membres n'était licencié, il n'y a donc initialement aucun gestionnaire de licences. Donc personne ne peut saisir en ligne pour ce club. Par conséquent, la déclaration de ses premiers adhérents se fera grâce à la procédure dégradée. Une fois le fichier csv traité, le gestionnaire de licences fédéral donnera à la personne désignée par le club les droits de gestionnaire de licences. On reviendra alors à la situation habituelle.

Des situations analogues peuvent aussi se produire dans le cas d'un renouvellement quasi-total des membres d'un club. On utilisera les mêmes procédures pour débloquer la situation.