Le système nécessite que chaque club, chaque ligue, et la FFG nomment un (ou des)
gestionnaire(s) de licences.
Au niveau FFG, les gestionnaires de licences ne pourront pas être le (ou les) trésorier(s).
Au niveau clubs et ligues, on n’impose pas cette contrainte, libre à eux de le faire ou pas.
La FFG nommera obligatoirement à titre de précaution un gestionnaire de licences adjoint ayant les mêmes pouvoirs
que le gestionnaire de licences FFG.
Les gestionnaires de licences des clubs ont pour rôles :
la déclaration des licenciés, ce qui inclut la saisie et les contrôles sur les informations qui les concernent,
ainsi que l'envoi des chèques de règlement vers la ligue de rattachement et la FFG
(ou de s'assurer que l'envoi a eu lieu si les fonctions de trésorier et de gestionnaire de licences sont
séparées),
la mise à jour des informations des licenciés et leurs éventuels transferts entre clubs.
Le gestionnaire de licences club a toutes les informations
à sa disposition pour renseigner le licencié sur l'état de sa licence ou les informations stockées dans la
base.
Les gestionnaires de licences des ligues ont pour rôles spécifiques :
de s'assurer de la transmission des tarifs de la ligue au gestionnaire FFG
et de vérifier la saisie qui en est faite,
la validation des bordereaux émis par les clubs, incluant des contrôles de contenu et surtout la vérification
de l'égalité des montants saisis par le club et des chèques reçus.
Les gestionnaires de licences fédéraux ont pour rôles spécifiques :
la saisie et la validation des tarifs FFG et des tarifs Ligue,
la validation des bordereaux émis par les clubs, incluant des contrôles de contenu et surtout la vérification
de l'égalité des montants saisis par le club et des chèques reçus,
un rôle d'administration, leur permettant de débloquer toutes les situations particulières que les clubs
ou les ligues ne peuvent traiter à leur niveau.
Lorsque les gestionnaires clubs et ligues rencontrent des problèmes, ils s’adressent
au gestionnaire de licences FFG.
Tous ces gestionnaires seront déclarés dans la base FFG avec la responsabilité “Gestionnaire de licences”.
Les gestionnaires auront la possibilité de passer le relais à leur successeur de façon
à limiter les interventions des gestionnaires FFG ou des administrateurs.
Chaque gestionnaire devra avoir un email, et c’est par ce canal que lui seront transmis son mot de passe
lui permettant de se connecter aux pages de gestion des bordereaux
sur le site FFG, dès sa déclaration dans le système.
2. Tarifs des licences
2.1 Plage de validité des licences
Une licence prise entre le 1er septembre et le 31 décembre a une validité qui court entre la date de
soumission du bordereau et le 31 décembre de l'année suivante. Une licence prise entre le 1er janvier
et le 31 Août est valide jusqu'au 31 décembre de la même année.
2.2 Répartition du montant des licences
Le montant de chaque licence est réparti entre 3 intervenants :
Le club
La ligue de rattachement du club
La Fédération Française de Go
Les licenciés sont répartis en plusieurs catégories, chacune faisant l'objet d'une tarification spécifique.
La FFG détermine une première segmentation des licenciés et attribue un tarif pour chacune d'entre elles.
Chaque ligue peut conserver le même découpage -ce qui est recommandé-, ou subdiviser les catégories
proposées par la FFG. Pour chaque catégorie définie, la ligue définit les montants
associés. Les catégories et les montants peuvent différer d'une ligue à l'autre.
A l'analogue, les clubs peuvent définir leur segmentation et les montants associés.
Les tarifications de la FFG et des ligues sont stockées dans la base FFG. A l'heure actuelle, celles
des clubs n'y figurent pas. En pratique, la gestion des licences actuellement mise en place
ne nécessite pas de connaître les tarifs des clubs.
2.3 Codification des tarifs
Chaque tarif est désigné par un code particulier composé de plusieurs caractères ayant chacun
une signification.
Les codes actuellement utilisés sont les suivants :
'A' : Adulte OU 'J' : Jeune
Est 'Jeune' un licencié ayant moins de 19 ans révolus au premier janvier de l'année de licence.
Par exemple, pour l'année de licence 2007, une personne née le 1er janvier 1989 sera considérée comme Jeune.
Une personne née le 31 décembre 1988 se verra attribuer un tarif Adulte.
Chaque code tarif contiendra donc soit un 'A' soit un 'J'.
'C' : tarif Chômeur
'E' : tarif Etudiant. Implique d'avoir moins de moins de 26 ans révolus
au premier janvier de l'année de licence.
'M' : tarif Majorable
Ce code indique que si le licencié renouvelle sa licence après la date paramétrée dans le système,
une majoration sera appliquée pour ce tarif.
'P' : Première licence
Ce code indique que si le licencié n'a jamais été licencié auparavant par la FFG. Un licencié d'origine
étrangère ayant déjà pris une licence dans son pays d'origine mais jamais en France se verra appliquer
un tarif Première licence lors de sa première prise de licence à la FFG.
'R' : Revue
Ce code permet de savoir que le licencié a souscrit un abonnement d'un an à la Revue Française pour
l'année de licence considérée (voir le détail dans le paragraphe Revue). Il est possible
au travers du paramétrage d'assortir la revue à une première licence. Si l'on veut faire cela,
il suffit de ne définir que des codes où le 'R' est présent dès que le 'P' est présent aussi.
La liste n'est pas exhaustive et il sera possible le cas échéant de définir de nouvelles catégories.
Par souci de cohérence, la liste sera définie par les gestionnaires de licence fédéraux.
Il est possible de regrouper plusieurs catégories au sein d'un même tarif. Par exemple, on pourra créer
un tarif réduit 'AECM' réservé aux étudiants et chômeurs. En revanche, certaines catégories sont
intrinsèquement incompatibles, comme par exemple M et P.
2.4 Abonnements à la revue
Lors de la prise de licence, la personne précise si elle souhaite recevoir la revue.
Le montant de l'abonnement à la revue est intégré dans le montant dû à la FFG.
L'abonnement a une durée d'un an et court du 1er janvier au 31 décembre de l'année de licence. La parution est
trimestrielle.
La prise en compte de l'abonnement a lieu dès que la FFG a validé le bordereau correspondant (i.e. elle a reçu
le paiment). Si cette validation intervient après le premier janvier, les éventuels numéros déjà émis pour l'année
en cours sont aussi transmis lors du 1er envoi.
2.5 Majoration des tarifs
Dans le cas d'un renouvellement de licence (le licencié avait pris sa licence pour l'année précédente),
la FFG pourra décider d'une date à partir de laquelle les tarifs seront majorés. Par exemple, en 2007,
tous les licenciés dont les bordereaux seront soumis après le 31 janvier 2007 feront
l'objet d'une majoration de 7 euros.
Les Ligues peuvent aussi décider d'une majoration qui leur sera due. La date est commune avec celle de la FFG.
Cette majoration ne s'applique pas dans le cas d'une nouvelle licence ni dans le cas d'une reprise de licence
après une interruption d'une ou de plusieurs années.
2.6 Élaboration des tarifs
Pour pouvoir calculer le montant dû par les clubs aux ligues et à la FFG, la connaissance des tarifs ligues
et FFG est nécessaire. La connaissance des tarifs clubs n’est pas nécessaire.
Il existe un lien entre les catégories Ligues et celles de la FFG : chaque catégorie Ligue sera liée
à une catégorie FFG. De cette façon, on n’affectera à un joueur qu’une seule tarification au lieu de 2.
De plus, ce découpage permet de définir précisément la liste des tarifs vus au
niveau des joueurs et non deux tarifications distinctes qui au final seraient reliées.
La dépendance entre tarifs des différentes entités impose l’ordre de leurs assemblées générales, car c'est
lors de ces assemblées qu'ils sont votés. La publication des tarifs FFG a un impact sur les tarifs
de toutes les ligues. Il est donc préférable que ces derniers soient connus avant ceux des ligues.
En pratique, les tarifs des ligues sont bien plus faibles que ceux de la FFG. La FFG fixe les
grandes orientations et les ligues peuvent amender les montants selon leurs besoins.
Les tarifs FFG sont actuellement connus vers février/mars, pour que les Ligues puissent
elles-mêmes voter les leurs vers mai/juin. Les AG des clubs ont lieu après la rentrée scolaire.
La saisie des tarifs Ligue restera centralisée dans un premier temps au niveau
du gestionnaire des licences fédéral. Ce dernier a aussi la main sur leur validation.
Les gestionnaires Ligues ont à tout instant la main pour consulter ce qui a été saisi par
les gestionnaires de licences FFG.
Les tarifs sont publiés sur le site de la FFG et consultables par tous à partir du moment
où ils ont été validés.
La création de bordereaux pour une année donnée et pour un club donné ne sera possible
que si le tarifs FFG et de la ligue associée pour cette année ont été mis à jour.
Il n'est donc pas nécessaire d'attendre les tarifs de toutes les ligues pour que la saisie
des bordereaux puisse commencer pour cette année.
2.7 Rectification d’une erreur dans la saisie des tarifs
Les erreurs de saisie des tarifs sont extrêmement délicates à rectifier à partir du moment où les chèques
des clubs ont commencé à être envoyés. C’est pourquoi il est important de bien vérifier les montants
et les catégories permises. C’est aussi une incitation à ne pas trop compliquer les catégories
pour limiter ce risque.
Pour garder une trace des montants initialement perçus, le système stocke les montant calculés au moment
de la soumission d'un bordereau. Sinon, en cas de rectification d’un tarif erroné, on perdrait l’information
de la somme réellement échangée. De même, toute rectification d'un bordereau impliquant un changement
de montant est tracée.
En cas d'erreur initiale, le plus simple est d’éviter la rétroactivité, c'est-à-dire de conserver
les bordereaux déjà validés avec un tarif erroné et de n’appliquer le tarif corrigé qu’aux bordereaux
non encore validés au moment de la correction. Au moins, les tarifs stockés correspondront
aux montants perçus et on pourra reconstituer une comptabilité propre.
Cette décision incombe aux trésoriers FFG.
Dans le cas contraire, les gestionnaires de licences FFG devront dé-valider les bordereaux existants,
mais le système ne gérera pas les effets de bord liés aux expirations de licences.
3. Gestion des licences
3.1 Procédure générale
Au préalable, chaque club et chaque ligue doivent avoir nommé un “gestionnaire de licences”.
La FFG doit avoir nommé un gestionnaire de licences et un gestionnaire de licences adjoint.
Au préalable également, les tarifs ligues et FFG doivent avoir été mis en ligne.
Le processus standard de prise de licence devient alors :
Le gestionnaire de licences club a la possibilité de se connecter au site de la FFG afin
d’imprimer des formulaires d’inscription papier pour chacun des anciens membres de son club.
Un modèle de formulaire vierge est aussi disponible en cas de prise de licence d’un nouvel adhérent.
L'utilisation de ce formulaire papier n’a rien d’obligatoire, mais :
Le formulaire permet de s’assurer lors de la saisie qu’aucune information n’a été oubliée,
Le formulaire explicite, conformément aux consignes de la CNIL, les informations
qui sont obligatoires et celles qui ne le sont pas,
Le formulaire fournit un support qui incite à ne pas gribouiller
et limite donc les risques d’erreur ultérieures lors de la re-saisie,
Le formulaire peut inclure en standard les informations personnelles d’un licencié de l’année précédente
et ainsi en permettre le contrôle.
Le licencié remplit le formulaire, le donne au gestionnaire des licences club
et lui paie sa cotisation, incluant les parts club, ligue et FFG.
Lorsqu’il a réuni un nombre suffisant de licences, le gestionnaire de licences club se connecte
au site web de la FFG, crée un bordereau (voir en
annexe les explications sur cette notion),
et il y reporte la liste des licences qu’il a en sa possession. Il modifie si c’est nécessaire
les informations erronées de la base et crée les nouveaux adhérents après vérification de leur unicité.
Pour chaque licencié,
Des contrôles d’intégrité permettent d’éviter des erreurs à la saisie.
Toutes les informations obligatoires font l’objet de contrôles bloquants en cas d’omission.
Le gestionnaire club choisit le tarif ligue parmi ceux qui sont proposés
(seuls ceux qui sont permis sont affichés).
Remarque : Les contrôles ont leurs limites, et il est demandé aux gestionnaires de licences d'être soigneux
dans leur saisie, notamment celle du nom / prénom et de l'adresse.
Le gestionnaire club mentionne les numéros des chèques émis au niveau du bordereau.
Le système calcule à tout moment le montant à payer à la ligue et un montant à payer à la FFG
pour un bordereau donné. Dès que la saisie est terminée, le gestionnaire club vérifie les tarifs
puis soumet le bordereau.
Cette opération prévient automatiquement les gestionnaires de licences ligue et FFG par email.
Une fois le bordereau électronique soumis, les sommes mentionnées
sont dues par le club.
Le gestionnaire de licences club envoie parallèlement un chèque à la ligue correspondant au montant dû
à celle-ci, et un chèque à la FFG correspondant au montant dû à celle-là.
Il joint à chaque chèque l’impression du contenu du bordereau associé, obtenue sur le site internet.
A partir du moment où le bordereau est soumis, les licenciés qui y figurent sont immédiatement
déclarés dans la base, et apparaissent sur le site FFG comme n’importe quel licencié.
A la réception du chèque ligue, celui qui reçoit le chèque prévient son gestionnaire de licences ligue
qui se connecte au site de la FFG sur une page de validation de bordereaux en ligne, vérifie
la tarification appliquée et marque le bordereau correspondant au chèque comme étant
validé au niveau ligue
(i.e. les licences du bordereau ont été correctement payées).
A la réception du chèque FFG, celui qui reçoit le chèque prévient le gestionnaire licences FFG
qui se connecte au site de la FFG sur une page de validation de bordereaux en ligne,
vérifie la tarification appliquée et marque le bordereau correspondant comme étant
validé au niveau FFG
(i.e. les licences du bordereau ont été correctement payées).
La procédure de communication entre le gestionnaire de licences et le trésorier est laissée
à leur appréciation. Il est néanmoins souhaitable de relever la boite postale 1 fois par semaine et que la
transmission de l'information se fasse en moins de 3 jours.
Une fois que le bordereau a été validé par la ligue et la FFG, les licences concernées deviennent
définitives.
Si les validations ne sont pas effectuées 30 jours après l’émission du bordereau, les licences du bordereau
sont expirées, et les licenciés concernés disparaissent à l’affichage sur le site FFG
(mais ils sont conservés dans la base).
Les accès aux pages de création/modification des bordereaux, et de validation des bordereaux
sont protégés par un identifiant et un mot de passe.
Comme la licence est effective dès la création du bordereau au niveau club,
le licencié peut vérifier en consultant simplement la partie publique du site FFG si sa licence
a été prise en compte ou pas.
A tout moment, il est possible pour les gestionnaires de vérifier où en est la validation
des bordereaux en consultant la page de validation des bordereaux sur le site FFG.
Les validations ligue et FFG sont faites en parallèle (pas besoin d’attendre une validation ligue
pour faire une validation FFG, et pas besoin d’attendre une validation FFG pour faire
une validation ligue).
3.2 Gestion des anomalies
Les cas d’erreur concernant les ligues ou la fédé sont analogues.
Dans ce qui suit, on indique 'Gestionnaire de licences ligue', mais tout ceci s’applique évidemment
de façon symétrique au gestionnaire de licences fédéral.
Les deux circuits de régularisation peuvent fonctionner en parallèle.
Les anomalies doivent rester exceptionnelles. Le nouveau système permettra de les mesurer.
Des aménagements pourront être effectués en fonction des retours observés.
L'outil de gestion des licences permet pour chaque bordereau de mettre des commentaires
et d’expliciter les changements de statuts. Une trace des opérations effectuées est conservée
après soumission du bordereau.
Si le gestionnaire de Ligue s’aperçoit qu’un tarif est incorrect et/ou que le montant du chèque
est inférieur à ce qui était dû, il refuse le bordereau et indique la raison
dans la zone réservée à cet effet.
Un mail de notification est alors envoyé au responsable club, qui peut consulter les commentaires
de l’émetteur précisant le motif du refus.
Le refus n'empêche pas l'accès à l'échelle pour le licencié, du moins tant qu'un mois ne s'est pas écoulé
depuis la soumission du bordereau. Si 30 jours se sont écoulés mais que le bordereau n'est toujours pas
validé, la licence expire.
Le gestionnaire Ligue ne modifie pas lui-même les tarifs appliqués au licencié du bordereau ;
cette action incombe au gestionnaire club. Il a en revanche toute latitude pour visionner
le détail de la saisie.
A partir du moment où un intervenant refuse le bordereau, le gestionnaire du club
a alors plusieurs choix :
Soit il renvoie un chèque au gestionnaire de la Ligue du montant encore dû.
C’est de loin la solution à préférer, car elle ne modifie pas les montants en jeu.
soit il supprime le licencié en erreur du bordereau ou il modifie le tarif appliqué.
Cette possibilité est à éviter si possible dans la mesure où elle remet aussi en cause
le montant du chèque destiné à la FFG. Si le bordereau avait déjà été validé par l’autre entité,
l’état de cette autre entité redevient 'En attente de validation'.
Il peut enfin demander à la FFG d’annuler complètement le bordereau (ce qui implique
le non-encaissement ou le remboursement des deux chèques Ligue et FFG).
Si le gestionnaire de Ligue s’aperçoit que le montant du chèque est supérieur à ce qui était dû,
il valide le bordereau et indique l’écart dans la zone de communication réservée à cet effet.
Il peut y indiquer le numéro de chèque et son montant pour garder une trace de son règlement.
Il renvoie au club la somme trop perçue. Un mail de confirmation au gestionnaire club est envoyé,
avec mention du champ de communication qui indiquera donc au destinataire club
ce qu’il est censé recevoir.
3.3 Procédure dégradée
Une procédure dégradée sera conservée pour ceux qui ne pourront pas utiliser le nouveau système.
La procédure dégradée est proche de la méthode actuelle :
Le club envoie un fichier csv à la FFG ainsi qu’un chèque du montant dû à la FFG,
Il envoie à la Ligue un chèque du montant dû à la Ligue.
Dans les deux cas, les chèques sont accompagnés d’une lettre précisant le détail des licenciés
(par exemple la liste imprimée du bordereau csv).
La FFG vérifie les données, et intègre le bordereau dans la base. Elle valide ou non le bordereau
comme s’il avait été émis par le club. A partir de ce moment, le licencié existera donc dans la base
avec les mêmes caractéristiques qu’un licencié déclaré par le club dans la base.
La Ligue contrôle les tarifs et le montant puis valide le bordereau existant dans la base
(elle ne peut le faire qu'après l'intégration du bordereau par la FFG).
Le gestionnaire de licences FFG peut produire au besoin un fichier CSV par club, pré-rempli avec les informations
des membres des 2 années précédentes qui sont issues de la base FFG.
Ces fichiers pourront être adressés par mail aux clubs qui en feront la demande.
3.4 Inscription lors des tournois / des stages
Pour le contrôle des licences, le fichier d’échange sera désormais à jour pratiquement en temps réel.
Le fichier d’échange mentionnera si les licences sont ou non validées. Les licences expirées ne seront pas
considérées comme validées.
Le fichier devra être récupéré le matin avant le tournoi, de façon à correctement prendre en compte
les dates d'expiration.
Un point problématique était jusqu’à présent la première licence prise lors d’un tournoi.
Le participant initialement non licencié n’était alors en général pas déclaré dans la base à la réception
des résultats par le responsable de l’échelle, ce qui imposait à ce dernier de créer la personne,
dont le nom était parfois mal orthographié.
Le nouveau circuit limite ces difficultés. La meilleure façon consiste à licencier
les futurs participants au sein du club auxquel ces derniers souhaitent se rattacher et à effectuer
cette opération une semaine AVANT le tournoi. Comme la prise en compte de la soumission
d'un bordereau est instantanée, les nouveaux figureront dans le bon club dans le fichier d'échange
au moment du tournoi, ce qui facilitera les choses à tous.
Si toutefois ces formalités n'étaient pas faites lors des inscriptions, il sera quand même possible de se
licencier dans le club organisant le tournoi, au tarif de ce club. Le licencié pourra
changer ensuite de club s'il le souhaite, mais il n'y aura pas de refacturation de la part club vers le
nouveau club de destination. Cette situation résulte en effet d'un dysfonctionnement, soit parce que
le licencié a omis de prendre sa licence ou parce que le gestionnaire de licence du club d'origine
a omis de faire son travail.
La procédure de prise de licence lors d'un tournoi est donc calquée sur une prise de licences dans
le club organisateur du tournoi :
Le responsable du tournoi édite des formulaires vierges d’inscription à partir du site FFG.
Les nouveaux licenciés remplissent les bordereaux d’inscription papier lors de leur prise de licence
et paient à l'organisateur leur cotisation. La mécanique est identique à une prise de licence club,
à ceci près que les bordereaux ne pourront être préalimentés.
L'autre point d'attention est le fait que le bordereau associé au tournoi doit être soumis AVANT l'envoi
du fichier de résultats au responsable de l'échelle (sans oublier évidemment l'envoi des chèques
à la FFG et à la Ligue).
3.5 Correction des informations d’un licencié
La réglementation CNIL rend obligatoire la possibilité pour un licencié de pouvoir consulter et faire
modifier les informations communiquées à la FFG. Ces modifications incluent les déménagements, les
changements de nom à la suite d'un mariage, etc.
Actuellement, la base FFG ne permet pas une rectification directe par le licencié ni même une consultation
si le licencié a fait le choix que ses informations personnelles ne soient pas publiées.
Les demandes doivent donc être transmises au gestionnaire de licences club qui peut générer sur le site
fédéral le même formulaire préalimenté que celui disponible lors des prises de licences.
La modification d'un joueur est normalement effectuée par le club ayant licencié le joueur, mais elle
est aussi possible pour le gestionnaire de licences du club d'accueil si un transfert
a eu lieu en cours d'année. En dernier ressort, le licencié pourra faire appel aux gestionnaires
de licences fédéraux.
3.6 Correction du niveau à l'échelle d’un licencié
Le niveau du joueur n'est modifiable par le gestionnaire de licences club que dans la mesure
où aucun tournoi n'a été pris en compte. Dans le cas contraire, le niveau est géré par l'échelle de niveau
et n'est pas modifiable.
Dans les quelques cas d'erreurs manifestes, le gestionnaire de licences club pourra demander au gestionnaire
de l'échelle de régulariser une situation de trop grand décalage. Le gestionnaire de l'échelle a toute
lattitude pour accepter ou refuser la demande.
3.7 Transfert d’un licencié
Dans certains cas, un licencié peut être amené à changer de club. Cela se produit par exemple
si ce licencié déménage, ou dans les cas de prise de licence lors d’un tournoi.
Le transfert peut être effectué par le gestionnaire de licences club d’origine ou exceptionnellement
par le gestionnaire de licences fédéral.
Après transfert, le licencié apparaîtra sur le site fédéral comme rattaché à son nouveau club.
Le transfert ne donne pas lieu à refacturation d’un club à l’autre.
Une fois le transfert effectué, les clubs de départ (prise de licence) et d’arrivée peuvent
tous deux modifier les coordonnées du licencié (ainsi que le gestionnaire de licences fédéral).
3.8 Cas particulier : création d'un club sans membre initialement licencié
Lorsqu'un club est créé ex nihilo, et qu'auparavant aucun de ses membres n'était licencié,
il n'y a donc initialement aucun gestionnaire de licences. Donc personne ne peut saisir en ligne pour ce club.
Par conséquent, la déclaration de ses premiers adhérents se fera grâce à
la procédure dégradée. Une fois le fichier csv traité,
le gestionnaire de licences fédéral donnera à la personne désignée par le club les droits de gestionnaire de licences.
On reviendra alors à la situation habituelle.
Des situations analogues peuvent aussi se produire dans le cas d'un renouvellement quasi-total des membres d'un club.
On utilisera la même procédure pour débloquer la situation.
4. Annexes
4.1 Les bordereaux
Afin de limiter le nombre de chèques qui vont transiter, il est souhaitable d'effectuer des regroupements.
Dans les faits, les mois d'octobre à janvier sont classiquement les plus chargés.
Un bordereau correspond à un ensemble de licenciés pour un même club et une même
année de licence. Un même bordereau ne peut contenir que des licenciés pour une même année.
Si, dans le groupe à licencier il y a des licenciés de 2 années consécutives,
le gestionnaire fera 2 bordereaux (et 4 chèques).
Le cas d’une prise de licence pour l’année en cours en fin d’année est en pratique extrêmement rare.
Dans le cas le plus simple, un bordereau correspond à 2 chèques, l'un à destination de la FFG
et l'autre à destination de la ligue de rattachement du club.
En pratique, des chèques de régularisation pourront éventuellement s'y rattacher. Dans ce cas, il est
souhaitable de mentionner les numéros de chèques au niveau des informations stockées dans le bordereau
sur la base FFG.
Ce regroupement permet un pointage plus aisé.
Un bordereau forme un tout insécable : une licence est validée si le bordereau attaché est validé.
Lors de l'expiration, toutes les personnes figurant dans le bordereau voient leur licence expirer.
La durée maximale de 30 jours permet cependant de régulariser les licenciés.
Il n’y a pas de limite au nombre de licenciés d’un bordereau, mais en pratique il est déconseillé de
dépasser la vingtaine. A partir de ce nombre, il devient préférable de les scinder.
En effet, toute anomalie d’un bordereau provoque le refus temporaire de celui-ci, avec d’éventuels effets
indésirables pour les autres licenciés dont l’inscription était correcte si la régularisation tarde trop.
4.2 Structure des fichiers csv attendus
A partir de la mise en place du nouveau système, les fichiers csv deviennent obsolètes. Il ne s'agit plus
que d'un media de remplacement, qui devrait si possible être évité. En cas de problème, les formulaires
csv permettent néanmoins de travailler en mode "dégradé".
Le format attendu est le format CSV. Il s'agit d'un fichier texte, ayant le point-virgule pour séparateur
de colonnes. Il ne doit pas contenir de doubles quotes. On ne rajoutera pas non plus de ligne de totalisation
ou de lignes vierges en début ou fin de fichier. La premiere ligne doit contenir l'intitulé des champs.
Toutes les lignes doivent présenter le bon nombre de colonnes.
Les champs attendus pour 2007 sont les suivant :
N°
Champ
Caractéristiques
Détail du contenu
1
NOM
Obligatoire, 30 caractères, majuscules accentuées
Nom de famille du licencié
2
Prénom
Obligatoire, 30 caractères, minuscules accentuées, sauf les initiales en majuscules accentuées
Prénom du licencié
3
Niveau
Obligatoire, de la forme nnK ou nD,
n désignant un chiffre et K ou D désignant Kyu ou Dan (ex : 12K, 3K ou 2D)
Niveau du licencié au moment de la prise de licence. Si le licencié a déjà fait des tournois,
le niveau ne sera pas mis à jour, mais permettra des contrôles, notamment en cas d'homonymies.
Dans le cas contraire, il sera pris en compte.
Adresse
L'adresse est obligatoire, même en l'absence d'abonnement à la RFG.
Elle permet au besoin l'envoi de courriers directements aux licenciés.
4
Ligne 4
Obligatoire, 38 caractères, majuscules, pas de ponctuation
Partie principale de l'adresse. La norme postale étant devenue plus stricte,
l'adresse se compose désormais de plusieurs champs. Dans cette partie, il faut indiquer le numéro de rue
et la rue, le boulevard, etc.
5
Ligne 2 ou 3
Facultative, 38 caractères, majuscules, pas de ponctuation
Complément de l'adresse. Dans cette partie, on indiquera l'appartement, le bâtiment, etc.
6
Code postal
Obligatoire, 5 caractères numériques
Code postal de l'adresse.
7
Ville
Obligatoire, 32 caractères, pas de ponctuation
Ville de l'adresse. On remplacera SAINT ou SAINTE par ST ou STE.
8
Club
Obligatoire, 4 caractères, format ddXX, dd étant le département
et XX un code propre au club.
Code du club de prise de licence. Attention, la partie alphabétique du code doit respecter
les majuscules et les minuscules.
Tarifs
9
jeune/étudiant/chômeur
Obligatoire, 0 ou 1 caractère : J pour Jeune, E pour étudiant,
C pour chômeur et champ vide dans les autres cas.
Code pour les tarifications spéciales
10
Première licence
Obligatoire, 0 ou 1 caractère : P pour une première prise de licence,
vide sinon.
Indique si c'est la première prise de licence (à la FFG).
11
Revue
Obligatoire, 0 ou 1 caractère : R pour un abonnement à la RFG,
vide sinon.
Indique si le licencié s'est abonné pour 1 an à la RFG.
12
Montant FFG
Obligatoire, Numérique
Montant en euros de la licence concernant la part FFG
13
Montant Ligue
Obligatoire, Numérique
Montant en euros de la licence concernant la part Ligue
14
Montant Revue
Obligatoire, Numérique
Montant en euros de l'abonnement à la RFG. 0 si l'abonnement n'est pas pris.
15
Montant Total
Obligatoire, Numérique
Cumul des montants FFG, Ligue et RFG pour le licencié
Divers
16
Numéro de licence
Obligatoire en cas de renouvellement, vide sinon. 7 caractères numériques
Numéro de licence de la personne. Ne pas omettre le 0 qui le préfixe pour les licenciés à partir
de l'année 2000.
17
Numéro(s) de téléphone
Facultatif
Numéro(s) de téléphone pour joindre l'abonné en cas de besoin.
18
E-mail
Obligatoire pour les responsables FFG, ligues et clubs, facultatif sinon
Pour les gestionnaires de licence, permettra de recevoir les mails d'avertissement concernant
la gestion des licences. Pour les licenciés, pourra être utilisé pour des mailings officiels.
19
Date de naissance
Obligatoire pour tous, format JJ/MM/AAAA.
Elle permet des contrôles lors de la prise de licence, notamment en évitant des homonymies.
Elle permet aussi pour la FFG de faire des statistiques sur la population des licenciés.
Pour les jeunes, elle permet de déterminer la catégorie d'âge pour la participation
à différents championnats français et internationaux.
20
Sexe
Obligatoire, Valeurs possibles : M ou F
Utilisé pour certaines compétitions (permet de réaliser une échelle féminine, etc.).
21
Civilité
Obligatoire, Valeurs possibles : Mme, Mlle ou M
Utilisée pour la fabrication des adresses.
22
Pseudo KGS
Facultatif, 10 caractères
Compte utilisé sur le serveur KGS. Pourra être utilisé par les pédagogues sur KGS.
23
Nationalité Française
Obligatoire, O ou N
Permet des tris sur les licenciés pour les compétitions Open ou non.
24
Année de licence
Obligatoire, format AAAA
Permet un contrôle de cohérence : évite des erreurs en cas
d'envoi aux clubs d'un fichier préalimenté avec les licenciés des années précédentes.
Un même bordereau ne peut contenir qu'une seule année de licence.
Exemple :
NOM;Prénom;niveau;ligne4;ligne2+3;Code postal;VILLE;club;Jeune/Étudiant/Chômeur;PremièreLic;
Revue;FFG;Ligue;abonnement;TOTAL;Num Lic;tel;e-mail;naissance;sexe;civilite;kgs;NationaliteFr;AnneeLic
LE DÉNOMMÉ;Jean-François;20K;82 RUE POTTIER;BATIMENT Z;78150;LE CHESNAY;78Sn;J;P;R;0;0;0;0;;;
machin.chose@wanadoo.fr;10/03/1992;M;M;bidule;O;2007
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