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Description du circuit des licences[version 1.1 - 28/08/2006] 2. Tarifs des licences 2.1 Plage de validité des licences 2.2 Répartition du montant des licences 2.3 Codification des tarifs 2.4 Abonnements à la revue 2.5 Majoration des tarifs 2.6 Elaboration des tarifs 2.7 Rectification d'une erreur dans la saisie des tarifs 3. Gestion des licences 3.1 Procédure générale 3.2 Gestion des anomalies 3.3 Procédure dégradée 3.4 Inscription lors des tournois / des stages 3.5 Correction des informations d'un licencié 3.6 Correction du niveau d'un licencié 3.7 Transfert d'un licencié 3.8 Création d'un club sans aucun membre initialement licencié 4. Annexes. 4.1 Les bordereaux 4.2 Descriptif des formulaires CSV 1. Les intervenantsLe système nécessite que chaque club, chaque ligue, et la FFG nomment un (ou des) gestionnaire(s) de licences. Au niveau FFG, les gestionnaires de licences ne pourront pas être le (ou les) trésorier(s).
Au niveau clubs et ligues, on n'impose pas cette contrainte, libre à eux de le faire ou pas. Les gestionnaires de licences des clubs ont pour rôles :
Les gestionnaires de licences des ligues ont pour rôles spécifiques :
Les gestionnaires de licences fédéraux ont pour rôles spécifiques :
Tous ces gestionnaires seront déclarés dans la base FFG avec la responsabilité “Gestionnaire de licences”. Les gestionnaires auront la possibilité de passer le relais à leur successeur de façon à limiter les interventions des gestionnaires FFG ou des administrateurs. Chaque gestionnaire devra avoir un email, et c'est par ce canal que lui seront transmis son mot de passe
lui permettant de se connecter aux pages de gestion des bordereaux
sur le site FFG, dès sa déclaration dans le système. 2. Tarifs des licences2.1 Plage de validité des licencesUne licence prise entre le 1er septembre et le 31 décembre a une validité qui court entre la date de
soumission du bordereau et le 31 décembre de l'année suivante. Une licence prise entre le 1er janvier
et le 31 Août est valide jusqu'au 31 décembre de la même année. 2.2 Répartition du montant des licencesLe montant de chaque licence est réparti entre 3 intervenants :
Les licenciés sont répartis en plusieurs catégories, chacune faisant l'objet d'une tarification spécifique. La FFG détermine une première segmentation des licenciés et attribue un tarif pour chacune d'entre elles. Chaque ligue peut conserver le même découpage -ce qui est recommandé-, ou subdiviser les catégories proposées par la FFG. Pour chaque catégorie définie, la ligue définit les montants associés. Les catégories et les montants peuvent différer d'une ligue à l'autre. A l'analogue, les clubs peuvent définir leur segmentation et les montants associés. Les tarifications de la FFG et des ligues sont stockées dans la base FFG. A l'heure actuelle, celles
des clubs n'y figurent pas. En pratique, la gestion des licences actuellement mise en place
ne nécessite pas de connaître les tarifs des clubs. 2.3 Codification des tarifsChaque tarif est désigné par un code particulier composé de plusieurs caractères ayant chacun
une signification.
La liste n'est pas exhaustive et il sera possible le cas échéant de définir de nouvelles catégories. Par souci de cohérence, la liste sera définie par les gestionnaires de licence fédéraux. Il est possible de regrouper plusieurs catégories au sein d'un même tarif. Par exemple, on pourra créer
un tarif réduit 'AECM' réservé aux étudiants et chômeurs. En revanche, certaines catégories sont
intrinsèquement incompatibles, comme par exemple M et P. 2.4 Abonnements à la revueLors de la prise de licence, la personne précise si elle souhaite recevoir la revue. Le montant de l'abonnement à la revue est intégré dans le montant dû à la FFG.
L'abonnement a une durée d'un an et court du 1er janvier au 31 décembre de l'année de licence. La parution est trimestrielle. La prise en compte de l'abonnement a lieu dès que la FFG a validé le bordereau correspondant (i.e. elle a reçu
le paiment). Si cette validation intervient après le premier janvier, les éventuels numéros déjà émis pour l'année
en cours sont aussi transmis lors du 1er envoi. 2.5 Majoration des tarifsDans le cas d'un renouvellement de licence (le licencié avait pris sa licence pour l'année précédente), la FFG pourra décider d'une date à partir de laquelle les tarifs seront majorés. Par exemple, en 2007, tous les licenciés dont les bordereaux seront soumis après le 31 janvier 2007 feront l'objet d'une majoration de 7 euros. Les Ligues peuvent aussi décider d'une majoration qui leur sera due. La date est commune avec celle de la FFG. Cette majoration ne s'applique pas dans le cas d'une nouvelle licence ni dans le cas d'une reprise de licence
après une interruption d'une ou de plusieurs années. 2.6 Élaboration des tarifsPour pouvoir calculer le montant dû par les clubs aux ligues et à la FFG, la connaissance des tarifs ligues et FFG est nécessaire. La connaissance des tarifs clubs n'est pas nécessaire. Il existe un lien entre les catégories Ligues et celles de la FFG : chaque catégorie Ligue sera liée à une catégorie FFG. De cette façon, on n'affectera à un joueur qu'une seule tarification au lieu de 2. De plus, ce découpage permet de définir précisément la liste des tarifs vus au niveau des joueurs et non deux tarifications distinctes qui au final seraient reliées. La dépendance entre tarifs des différentes entités impose l'ordre de leurs assemblées générales, car c'est lors de ces assemblées qu'ils sont votés. La publication des tarifs FFG a un impact sur les tarifs de toutes les ligues. Il est donc préférable que ces derniers soient connus avant ceux des ligues. En pratique, les tarifs des ligues sont bien plus faibles que ceux de la FFG. La FFG fixe les grandes orientations et les ligues peuvent amender les montants selon leurs besoins. Les tarifs FFG sont actuellement connus vers février/mars, pour que les Ligues puissent elles-mêmes voter les leurs vers mai/juin. Les AG des clubs ont lieu après la rentrée scolaire. La saisie des tarifs Ligue restera centralisée dans un premier temps au niveau du gestionnaire des licences fédéral. Ce dernier a aussi la main sur leur validation. Les gestionnaires Ligues ont à tout instant la main pour consulter ce qui a été saisi par les gestionnaires de licences FFG. Les tarifs sont publiés sur le site de la FFG et consultables par tous à partir du moment où ils ont été validés. La création de bordereaux pour une année donnée et pour un club donné ne sera possible
que si le tarifs FFG et de la ligue associée pour cette année ont été mis à jour.
Il n'est donc pas nécessaire d'attendre les tarifs de toutes les ligues pour que la saisie
des bordereaux puisse commencer pour cette année. 2.7 Rectification d'une erreur dans la saisie des tarifsLes erreurs de saisie des tarifs sont extrêmement délicates à rectifier à partir du moment où les chèques des clubs ont commencé à être envoyés. C'est pourquoi il est important de bien vérifier les montants et les catégories permises. C'est aussi une incitation à ne pas trop compliquer les catégories pour limiter ce risque. Pour garder une trace des montants initialement perçus, le système stocke les montant calculés au moment de la soumission d'un bordereau. Sinon, en cas de rectification d'un tarif erroné, on perdrait l'information de la somme réellement échangée. De même, toute rectification d'un bordereau impliquant un changement de montant est tracée. En cas d'erreur initiale, le plus simple est d'éviter la rétroactivité, c'est-à-dire de conserver les bordereaux déjà validés avec un tarif erroné et de n'appliquer le tarif corrigé qu'aux bordereaux non encore validés au moment de la correction. Au moins, les tarifs stockés correspondront aux montants perçus et on pourra reconstituer une comptabilité propre. Cette décision incombe aux trésoriers FFG. Dans le cas contraire, les gestionnaires de licences FFG devront dé-valider les bordereaux existants,
mais le système ne gérera pas les effets de bord liés aux expirations de licences. 3. Gestion des licences3.1 Procédure généraleAu préalable, chaque club et chaque ligue doivent avoir nommé un “gestionnaire de licences”. La FFG doit avoir nommé un gestionnaire de licences et un gestionnaire de licences adjoint. Au préalable également, les tarifs ligues et FFG doivent avoir été mis en ligne. Le processus standard de prise de licence devient alors :
Les accès aux pages de création/modification des bordereaux, et de validation des bordereaux sont protégés par un identifiant et un mot de passe. Comme la licence est effective dès la création du bordereau au niveau club, le licencié peut vérifier en consultant simplement la partie publique du site FFG si sa licence a été prise en compte ou pas. A tout moment, il est possible pour les gestionnaires de vérifier où en est la validation des bordereaux en consultant la page de validation des bordereaux sur le site FFG. Les validations ligue et FFG sont faites en parallèle (pas besoin d'attendre une validation ligue
pour faire une validation FFG, et pas besoin d'attendre une validation FFG pour faire
une validation ligue). 3.2 Gestion des anomaliesLes cas d'erreur concernant les ligues ou la fédé sont analogues. Dans ce qui suit, on indique 'Gestionnaire de licences ligue', mais tout ceci s'applique évidemment de façon symétrique au gestionnaire de licences fédéral. Les deux circuits de régularisation peuvent fonctionner en parallèle. Les anomalies doivent rester exceptionnelles. Le nouveau système permettra de les mesurer. Des aménagements pourront être effectués en fonction des retours observés. L'outil de gestion des licences permet pour chaque bordereau de mettre des commentaires et d'expliciter les changements de statuts. Une trace des opérations effectuées est conservée après soumission du bordereau. Si le gestionnaire de Ligue s'aperçoit qu'un tarif est incorrect et/ou que le montant du chèque est inférieur à ce qui était dû, il refuse le bordereau et indique la raison dans la zone réservée à cet effet. Un mail de notification est alors envoyé au responsable club, qui peut consulter les commentaires de l'émetteur précisant le motif du refus. Le refus n'empêche pas l'accès à l'échelle pour le licencié, du moins tant qu'un mois ne s'est pas écoulé depuis la soumission du bordereau. Si 30 jours se sont écoulés mais que le bordereau n'est toujours pas validé, la licence expire. Le gestionnaire Ligue ne modifie pas lui-même les tarifs appliqués au licencié du bordereau ; cette action incombe au gestionnaire club. Il a en revanche toute latitude pour visionner le détail de la saisie. A partir du moment où un intervenant refuse le bordereau, le gestionnaire du club a alors plusieurs choix :
Si le gestionnaire de Ligue s'aperçoit que le montant du chèque est supérieur à ce qui était dû,
il valide le bordereau et indique l'écart dans la zone de communication réservée à cet effet.
Il peut y indiquer le numéro de chèque et son montant pour garder une trace de son règlement.
Il renvoie au club la somme trop perçue. Un mail de confirmation au gestionnaire club est envoyé,
avec mention du champ de communication qui indiquera donc au destinataire club
ce qu'il est censé recevoir. 3.3 Procédure dégradéeUne procédure dégradée sera conservée pour ceux qui ne pourront pas utiliser le nouveau système. La procédure dégradée est proche de la méthode actuelle :
Le gestionnaire de licences FFG peut produire au besoin un fichier CSV par club, pré-rempli avec les informations
des membres des 2 années précédentes qui sont issues de la base FFG.
Ces fichiers pourront être adressés par mail aux clubs qui en feront la demande.
3.4 Inscription lors des tournois / des stagesPour le contrôle des licences, le fichier d'échange sera désormais à jour pratiquement en temps réel. Le fichier d'échange mentionnera si les licences sont ou non validées. Les licences expirées ne seront pas considérées comme validées. Le fichier devra être récupéré le matin avant le tournoi, de façon à correctement prendre en compte les dates d'expiration. Un point problématique était jusqu'à présent la première licence prise lors d'un tournoi. Le participant initialement non licencié n'était alors en général pas déclaré dans la base à la réception des résultats par le responsable de l'échelle, ce qui imposait à ce dernier de créer la personne, dont le nom était parfois mal orthographié. Le nouveau circuit limite ces difficultés. La meilleure façon consiste à licencier les futurs participants au sein du club auxquel ces derniers souhaitent se rattacher et à effectuer cette opération une semaine AVANT le tournoi. Comme la prise en compte de la soumission d'un bordereau est instantanée, les nouveaux figureront dans le bon club dans le fichier d'échange au moment du tournoi, ce qui facilitera les choses à tous. Si toutefois ces formalités n'étaient pas faites lors des inscriptions, il sera quand même possible de se licencier dans le club organisant le tournoi, au tarif de ce club. Le licencié pourra changer ensuite de club s'il le souhaite, mais il n'y aura pas de refacturation de la part club vers le nouveau club de destination. Cette situation résulte en effet d'un dysfonctionnement, soit parce que le licencié a omis de prendre sa licence ou parce que le gestionnaire de licence du club d'origine a omis de faire son travail. La procédure de prise de licence lors d'un tournoi est donc calquée sur une prise de licences dans le club organisateur du tournoi :
3.5 Correction des informations d'un licenciéLa réglementation CNIL rend obligatoire la possibilité pour un licencié de pouvoir consulter et faire modifier les informations communiquées à la FFG. Ces modifications incluent les déménagements, les changements de nom à la suite d'un mariage, etc. Actuellement, la base FFG ne permet pas une rectification directe par le licencié ni même une consultation si le licencié a fait le choix que ses informations personnelles ne soient pas publiées.
Les demandes doivent donc être transmises au gestionnaire de licences club qui peut générer sur le site fédéral le même formulaire préalimenté que celui disponible lors des prises de licences. La modification d'un joueur est normalement effectuée par le club ayant licencié le joueur, mais elle
est aussi possible pour le gestionnaire de licences du club d'accueil si un transfert
a eu lieu en cours d'année. En dernier ressort, le licencié pourra faire appel aux gestionnaires
de licences fédéraux. 3.6 Correction du niveau à l'échelle d'un licenciéLe niveau du joueur n'est modifiable par le gestionnaire de licences club que dans la mesure où aucun tournoi n'a été pris en compte. Dans le cas contraire, le niveau est géré par l'échelle de niveau et n'est pas modifiable. Dans les quelques cas d'erreurs manifestes, le gestionnaire de licences club pourra demander au gestionnaire
de l'échelle de régulariser une situation de trop grand décalage. Le gestionnaire de l'échelle a toute
lattitude pour accepter ou refuser la demande. 3.7 Transfert d'un licenciéDans certains cas, un licencié peut être amené à changer de club. Cela se produit par exemple si ce licencié déménage, ou dans les cas de prise de licence lors d'un tournoi. Le transfert peut être effectué par le gestionnaire de licences club d'origine ou exceptionnellement par le gestionnaire de licences fédéral. Après transfert, le licencié apparaîtra sur le site fédéral comme rattaché à son nouveau club. Le transfert ne donne pas lieu à refacturation d'un club à l'autre. Une fois le transfert effectué, les clubs de départ (prise de licence) et d'arrivée peuvent
tous deux modifier les coordonnées du licencié (ainsi que le gestionnaire de licences fédéral). 3.8 Cas particulier : création d'un club sans membre initialement licenciéLorsqu'un club est créé ex nihilo, et qu'auparavant aucun de ses membres n'était licencié,
il n'y a donc initialement aucun gestionnaire de licences. Donc personne ne peut saisir en ligne pour ce club.
Par conséquent, la déclaration de ses premiers adhérents se fera grâce à
la procédure dégradée. Une fois le fichier csv traité,
le gestionnaire de licences fédéral donnera à la personne désignée par le club les droits de gestionnaire de licences.
On reviendra alors à la situation habituelle. 4. Annexes4.1 Les bordereauxAfin de limiter le nombre de chèques qui vont transiter, il est souhaitable d'effectuer des regroupements. Dans les faits, les mois d'octobre à janvier sont classiquement les plus chargés. Un bordereau correspond à un ensemble de licenciés pour un même club et une même année de licence. Un même bordereau ne peut contenir que des licenciés pour une même année. Si, dans le groupe à licencier il y a des licenciés de 2 années consécutives, le gestionnaire fera 2 bordereaux (et 4 chèques). Le cas d'une prise de licence pour l'année en cours en fin d'année est en pratique extrêmement rare. Dans le cas le plus simple, un bordereau correspond à 2 chèques, l'un à destination de la FFG et l'autre à destination de la ligue de rattachement du club. En pratique, des chèques de régularisation pourront éventuellement s'y rattacher. Dans ce cas, il est souhaitable de mentionner les numéros de chèques au niveau des informations stockées dans le bordereau sur la base FFG. Ce regroupement permet un pointage plus aisé. Un bordereau forme un tout insécable : une licence est validée si le bordereau attaché est validé. Lors de l'expiration, toutes les personnes figurant dans le bordereau voient leur licence expirer. La durée maximale de 30 jours permet cependant de régulariser les licenciés. Il n'y a pas de limite au nombre de licenciés d'un bordereau, mais en pratique il est déconseillé de
dépasser la vingtaine. A partir de ce nombre, il devient préférable de les scinder.
En effet, toute anomalie d'un bordereau provoque le refus temporaire de celui-ci, avec d'éventuels effets
indésirables pour les autres licenciés dont l'inscription était correcte si la régularisation tarde trop. 4.2 Structure des fichiers csv attendusA partir de la mise en place du nouveau système, les fichiers csv deviennent obsolètes. Il ne s'agit plus que d'un media de remplacement, qui devrait si possible être évité. En cas de problème, les formulaires csv permettent néanmoins de travailler en mode "dégradé". Le format attendu est le format CSV. Il s'agit d'un fichier texte, ayant le point-virgule pour séparateur de colonnes. Il ne doit pas contenir de doubles quotes. On ne rajoutera pas non plus de ligne de totalisation ou de lignes vierges en début ou fin de fichier. La premiere ligne doit contenir l'intitulé des champs. Toutes les lignes doivent présenter le bon nombre de colonnes. Les champs attendus pour 2007 sont les suivant :
Exemple : LE DÉNOMMÉ;Jean-François;20K;82 RUE POTTIER;BATIMENT Z;78150;LE CHESNAY;78Sn;J;P;R;0;0;0;0;;; machin.chose@wanadoo.fr;10/03/1992;M;M;bidule;O;2007 |
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