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Circuit des licences - procédure dégradée

Il ne s'agit plus que d'un media de remplacement, qui devrait si possible être évité. En cas de problème, les formulaires csv permettent néanmoins de travailler en mode "dégradé".

La procédure dégradée est proche de la méthode actuelle :

  1. Le club envoie un fichier csv à la FFG ainsi qu'un chèque du montant dû à la FFG,

  2. Il envoie à la Ligue un chèque du montant dû à la Ligue. Dans les deux cas, les chèques sont accompagnés d'une lettre précisant le détail des licenciés (par exemple la liste imprimée du bordereau csv).

  3. La FFG vérifie les données, et intègre le bordereau dans la base. Elle valide ou non le bordereau comme s'il avait été émis par le club. A partir de ce moment, le licencié existera donc dans la base avec les mêmes caractéristiques qu'un licencié déclaré par le club dans la base.

  4. La Ligue contrôle les tarifs et le montant puis valide le bordereau existant dans la base (elle ne peut le faire qu'après l'intégration du bordereau par la FFG).

Le gestionnaire de licences FFG peut produire au besoin un fichier CSV par club, pré-rempli avec les informations des membres des 2 années précédentes qui sont issues de la base FFG. Ces fichiers pourront être adressés par mail aux clubs qui en feront la demande.

Structure des fichiers csv attendus

Le format attendu est le format CSV. Il s'agit d'un fichier texte, ayant le point-virgule pour séparateur de colonnes. Il ne doit pas contenir de doubles quotes. On ne rajoutera pas non plus de ligne de totalisation ou de lignes vierges en début ou fin de fichier. La premiere ligne doit contenir l'intitulé des champs. Toutes les lignes doivent présenter le bon nombre de colonnes.

Les champs attendus pour 2016 sont les suivant :

Champ Caractéristiques Détail du contenu
1 NOM Obligatoire,
30 caractères, majuscules accentuées
Nom de famille du licencié
2 Prénom Obligatoire,
30 caractères, minuscules accentuées, sauf les initiales en majuscules accentuées
Prénom du licencié
3 Niveau Obligatoire,
de la forme nnK ou nD, n désignant un chiffre et K ou D désignant Kyu ou Dan
(ex : 12K, 3K ou 2D)
Niveau du licencié au moment de la prise de licence. Si le licencié a déjà fait des tournois, le niveau ne sera pas mis à jour, mais permettra des contrôles, notamment en cas d'homonymies. Dans le cas contraire, il sera pris en compte.
Adresse
L'adresse est obligatoire, même en l'absence d'abonnement à la RFG.
Elle permet au besoin l'envoi de courriers directements aux licenciés.
4 Ligne 4 Obligatoire,
38 caractères, majuscules, pas de ponctuation
Partie principale de l'adresse.
La norme postale étant devenue plus stricte, l'adresse se compose désormais de plusieurs champs. Dans cette partie, il faut indiquer le numéro de rue et la rue, le boulevard, etc.
5 Ligne 2 ou 3 Facultative,
38 caractères, majuscules, pas de ponctuation
Complément de l'adresse.
Dans cette partie, on indiquera l'appartement, le bâtiment, etc.
6 Code postal Obligatoire,
5 caractères numériques
Code postal de l'adresse.
7 Ville Obligatoire,
32 caractères, pas de ponctuation
Ville de l'adresse. On remplacera SAINT ou SAINTE par ST ou STE.
 
8 Club Obligatoire,
4 caractères, format ddXX, dd étant le département et XX un code propre au club.
Code du club de prise de licence. Attention, la partie alphabétique du code doit respecter les majuscules et les minuscules.
Tarifs
9 jeune/scolaire/étudiant/chômeur/loisir Obligatoire,
0 ou 1 caractère :
J pour Jeune, E pour étudiant, C pour chômeur, S pour scolaire, L pour loisir et champ vide dans les autres cas.
Code pour les tarifications spéciales
10 Première licence Obligatoire,
0 ou 1 caractère :
P pour une première prise de licence, vide sinon.
Indique si c'est la première prise de licence (à la FFG).
11 Revue Obligatoire,
0 ou 1 caractère :
R pour un abonnement à la RFG, vide sinon.
Indique si le licencié s'est abonné pour 1 an à la RFG.
12 Montant FFG Obligatoire,
Numérique
Montant en euros de la licence concernant la part FFG
13 Montant Ligue Obligatoire,
Numérique
Montant en euros de la licence concernant la part Ligue
14 Montant Revue Obligatoire,
Numérique
Montant en euros de l'abonnement à la RFG. 0 si l'abonnement n'est pas pris.
15 Montant Total Obligatoire,
Numérique
Cumul des montants FFG, Ligue et RFG pour le licencié
Divers
16 Numéro de licence Obligatoire en cas de renouvellement, vide sinon.
7 caractères numériques
Numéro de licence de la personne. Ne pas omettre le 0 qui le préfixe pour les licenciés à partir de l'année 2000.
17 Numéro(s) de téléphone Facultatif Numéro(s) de téléphone pour joindre l'abonné en cas de besoin.
18 E-mail Obligatoire pour les responsables FFG, ligues et clubs, facultatif sinon Pour les gestionnaires de licence, permettra de recevoir les mails d'avertissement concernant la gestion des licences. Pour les licenciés, pourra être utilisé pour des mailings officiels et la revue.
19 Date de naissance Obligatoire pour tous, format JJ/MM/AAAA. Elle permet des contrôles lors de la prise de licence, notamment en évitant des homonymies. Elle permet aussi pour la FFG de faire des statistiques sur la population des licenciés.
Pour les jeunes, elle permet de déterminer la catégorie d'âge pour la participation à différents championnats français et internationaux.
20 Sexe Obligatoire, Valeurs possibles : M ou F Utilisé pour certaines compétitions (permet de réaliser une échelle féminine, etc.).
21 Utilisée pour la fabrication des adresses.
22 Pseudo KGS Facultatif, 10 caractères Compte utilisé sur le serveur KGS. Pourra être utilisé par les pédagogues sur KGS.
23 Nationalité Française Obligatoire, O ou N Permet des tris sur les licenciés pour les compétitions Open ou non.
24 Année de licence Obligatoire, format AAAA Permet un contrôle de cohérence : évite des erreurs en cas d'envoi aux clubs d'un fichier préalimenté avec les licenciés des années précédentes.
Un même bordereau ne peut contenir qu'une seule année de licence.

Exemple :
NOM;Prénom;niveau;ligne4;ligne2+3;Code postal;VILLE;club;Jeune/Étudiant/Chômeur;PremièreLic; Revue;FFG;Ligue;abonnement;TOTAL;Num Lic;tel;e-mail;naissance;sexe;kgs;NationaliteFr;AnneeLic


LE DÉNOMMÉ;Jean-François;20K;82 RUE POTTIER;BATIMENT Z;78150;LE CHESNAY;78Sn;J;P;R;0;0;0;0;;; machin.chose@wanadoo.fr;10/03/1992;M;M;bidule;O;2007