[version 1.3 - 20/12/2020]
1. Les intervenants
2. Tarifs des licences
2.1 Plage de validité des
licences
2.2 Répartition du montant des
licences
2.3 Codification des
tarifs
2.4 Abonnements à la revue
2.5 Majoration des tarifs
2.6 Elaboration des tarifs
2.7 Rectification d'une erreur
dans la saisie des tarifs
3. Gestion des licences
3.1 Procédure générale
3.2 Gestion des anomalies
3.3 Inscription lors des tournois /
des stages
3.4 Correction des informations
d'un licencié
3.5 Correction du niveau d'un
licencié
3.6 Transfert d'un licencié
3.7 Création ou
ré-ouverture d'un club
Le système nécessite que chaque club, chaque ligue, et la FFG nomment un (ou des) gestionnaire(s) de licences.
Au niveau FFG, les gestionnaires de licences ne pourront pas être le (ou
les) trésorier(s). Au niveau clubs et ligues, on n'impose pas cette
contrainte, libre à eux de le faire ou pas.
La FFG nommera obligatoirement à titre de précaution un gestionnaire de
licences adjoint ayant les mêmes pouvoirs que le gestionnaire de licences
FFG.
Les gestionnaires de licences des clubs ont pour rôles :
Les gestionnaires de licences des ligues ont pour rôles spécifiques :
Les gestionnaires de licences fédéraux ont pour rôles spécifiques :
Tous ces gestionnaires seront déclarés dans la base FFG avec la responsabilité «Gestionnaire de licences». Les gestionnaires auront la possibilité de passer le relais à leur successeur de façon à limiter les interventions des gestionnaires FFG ou des administrateurs.
Chaque gestionnaire devra avoir un email, et c'est par ce canal que lui
seront transmis son mot de passe lui permettant de se connecter aux pages de
gestion des bordereaux sur le site FFG, dès sa déclaration dans le
système.
Une licence prise entre le 1er septembre et le 31 décembre a une validité
qui court entre la date de soumission du bordereau et le 31 décembre de
l'année suivante. Une licence prise entre le 1er janvier et le 31 Août est
valide jusqu'au 31 décembre de la même année.
Le montant de chaque licence est réparti entre 3 intervenants :
La FFG vote annullement lors de son assemblée générale (pour la saison suivante) la liste des catégories de tarifs et le montant des parts fédérales associées.
Chaque ligue peut conserver le même découpage -ce qui est recommandé-, ou subdiviser les catégories proposées par la FFG. Les catégories et les montants peuvent différer d'une ligue à l'autre. De la même manière, les clubs peuvent définir leur découpage et les montants associés.
Les tarifications de la FFG et des ligues sont stockées dans la base FFG. A
l'heure actuelle, celles des clubs n'y figurent pas. En pratique, la gestion
des licences actuellement mise en place ne nécessite pas de connaître les
tarifs des clubs.
Chaque tarif est désigné par un code particulier composé de plusieurs
caractères ayant chacun une signification.
Les codes actuellement
utilisés sont les suivants :
Si un licencié désire en cours d'année passer d'une licence loisir à une licence standard, il doit en faire la demande auprès du responsable licences fédéral en charge et régler la différence de prix entre la licence loisir et la licence standard.
Lors de la prise de licence, la personne précise si elle souhaite recevoir la version papier de la revue. Le montant de l'abonnement à la revue est intégré dans le montant dû à la FFG.
L'abonnement a une durée d'un an et court du 1er janvier au 31 décembre de
l'année de licence. La parution est de trois numéros par an. La prise
en compte de l'abonnement a lieu dès que la FFG a validé le bordereau
correspondant (i.e. elle a reçu le paiment). Si cette validation intervient
après le premier janvier, les éventuels numéros déjà émis pour l'année en
cours sont aussi transmis lors du 1er envoi.
Dans le cas d'un renouvellement de licence (le licencié avait pris sa licence pour l'année précédente), la FFG pourra décider d'une date à partir de laquelle les tarifs seront majorés. Par exemple, pour 2016, tous les licenciés renouvellant leur licence (sauf scolaire) et dont les bordereaux seront soumis après le 31 décembre 2015 feront l'objet d'une majoration de 10 euros.
Les Ligues peuvent aussi décider d'une majoration qui leur sera due. La date est commune avec celle de la FFG.
Cette majoration ne s'applique pas dans le cas d'une nouvelle licence ni
dans le cas d'une reprise de licence après une interruption d'une ou de
plusieurs années. Le tarif Scolaire est également exonéré
de cette majoration.
La publication des tarifs FFG a un impact sur les tarifs de toutes les ligues. Il est donc préférable que ces derniers soient connus avant ceux des ligues et donc que celles-ci tiennent leur assemblée générale après celle de la fédération qui se tient généralement en mars.
La saisie des tarifs Ligue restera centralisée dans un premier temps au niveau du gestionnaire des licences fédéral. Ce dernier a aussi la main sur leur validation. Les gestionnaires Ligues ont à tout instant la main pour consulter ce qui a été saisi par les gestionnaires de licences FFG.
Les tarifs sont publiés sur le site de la FFG et consultables par tous à partir du moment où ils ont été validés.
La création de bordereaux pour une année donnée et pour un club donné ne
sera possible que si le tarifs FFG et de la ligue associée pour cette année
ont été mis à jour. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre les tarifs de
toutes les ligues pour que la saisie des bordereaux puisse commencer pour
cette année.
Les erreurs de saisie des tarifs sont extrêmement délicates à rectifier à partir du moment où les chèques des clubs ont commencé à être envoyés. C'est pourquoi il est important de bien vérifier les montants et les catégories permises.
Pour garder une trace des montants initialement perçus, le système stocke
les montant calculés au moment de la soumission d'un bordereau. De
même, toute rectification d'un bordereau impliquant un changement de montant
est tracée.
En cas d'erreur initiale, le plus simple est d'éviter la rétroactivité, c'est-à-dire de conserver les bordereaux déjà validés avec un tarif erroné et de n'appliquer le tarif corrigé qu'aux bordereaux non encore validés au moment de la correction. Au moins, les tarifs stockés correspondront aux montants perçus et on pourra reconstituer une comptabilité propre. Cette décision incombe aux trésoriers FFG.
Dans le cas contraire, les gestionnaires de licences FFG devront dé-valider
les bordereaux existants, mais le système ne gérera pas les effets de bord
liés aux expirations de licences.
Au préalable, chaque club et chaque ligue doivent avoir nommé un «gestionnaire de licences». La FFG doit avoir nommé un gestionnaire de licences et un gestionnaire de licences adjoint. Au préalable également, les tarifs ligues et FFG doivent avoir été mis en ligne.
Le processus standard de prise de licence devient alors :
Les accès aux pages de création/modification des bordereaux, et de validation des bordereaux sont protégés par un identifiant et un mot de passe.
Comme la licence est effective dès la création du bordereau au niveau club, le licencié peut vérifier en consultant simplement la partie publique du site FFG si sa licence a été prise en compte ou pas.
A tout moment, il est possible pour les gestionnaires de vérifier où en est la validation des bordereaux en consultant la page de validation des bordereaux sur le site FFG.
Les validations ligue et FFG sont faites en parallèle (pas besoin d'attendre
une validation ligue pour faire une validation FFG, et pas besoin d'attendre
une validation FFG pour faire une validation ligue).
Un bordereau forme un tout insécable : une licence est validée si le bordereau attaché est validé. Lors de l'expiration, toutes les personnes figurant dans le bordereau voient leur licence expirer. La durée maximale de 45 jours permet cependant de régulariser les licenciés.
L'outil de gestion des licences permet pour chaque bordereau de mettre des commentaires et d'expliciter les changements de statuts. Une trace des opérations effectuées est conservée après soumission du bordereau.
Si le gestionnaire Ligue ou fédéral s'aperçoit qu'un tarif est incorrect et/ou que le montant du chèque est inférieur à ce qui était dû, il refuse le bordereau et indique la raison dans la zone réservée à cet effet. Un mail de notification est alors envoyé au responsable club, qui peut consulter les commentaires de l'émetteur précisant le motif du refus.
Le refus n'empêche pas l'accès à l'échelle pour le licencié tant que le bordereau n'est pas expiré. Si 45 jours se sont écoulés mais que le bordereau n'est toujours pas validé, la licence expire.
Le gestionnaire Ligue ne modifie pas lui-même les tarifs appliqués au licencié du bordereau ; cette action incombe au gestionnaire club. Il a en revanche toute latitude pour visionner le détail de la saisie.
À partir du moment où un intervenant refuse le bordereau, le gestionnaire du club a alors plusieurs choix :
Si le gestionnaire de Ligue ou fédéral s'aperçoit que le montant du chèque
est supérieur à ce qui était dû, il valide le bordereau et indique l'écart
dans la zone de communication réservée à cet effet. Il peut y indiquer le
numéro de chèque et son montant pour garder une trace de son règlement. Il
renvoie au club la somme trop perçue. Un mail de confirmation au gestionnaire
club est envoyé, avec mention du champ de communication qui indiquera donc au
destinataire club ce qu'il est censé recevoir.
Pour le contrôle des licences, le fichier d'échange sera désormais à jour pratiquement en temps réel. Le fichier d'échange mentionnera si les licences sont ou non validées. Les licences expirées ne seront pas considérées comme validées.
Le fichier devra être récupéré le matin avant le tournoi, de façon à correctement prendre en compte les dates d'expiration.
Un point problématique est la première licence prise lors d'un tournoi. La meilleure façon consiste à licencier les futurs participants au sein du club auxquel ces derniers souhaitent se rattacher et à effectuer cette opération une semaine AVANT le tournoi. Comme la prise en compte de la soumission d'un bordereau est instantanée, les nouveaux figureront dans le bon club dans le fichier d'échange au moment du tournoi, ce qui facilitera les choses à tous.
Si toutefois ces formalités n'étaient pas faites lors des inscriptions, il sera quand même possible de se licencier dans le club organisant le tournoi, au tarif de ce club. Le licencié pourra changer ensuite de club s'il le souhaite, mais il n'y aura pas de refacturation de la part club vers le nouveau club de destination.
La procédure de prise de licence lors d'un tournoi est donc calquée sur une prise de licences dans le club organisateur du tournoi :
La réglementation CNIL rend obligatoire la possibilité pour un licencié de pouvoir consulter et faire modifier les informations communiquées à la FFG. Ces modifications incluent les déménagements, les changements de nom à la suite d'un mariage, etc.
Actuellement, la base FFG ne permet pas une rectification directe par le licencié ni même une consultation si le licencié a fait le choix que ses informations personnelles ne soient pas publiées.
Les demandes doivent donc être transmises au gestionnaire de licences club qui peut générer sur le site fédéral le même formulaire préalimenté que celui disponible lors des prises de licences.
La modification d'un joueur est normalement effectuée par le club ayant
licencié le joueur, mais elle est aussi possible pour le gestionnaire de
licences du club d'accueil si un transfert a eu lieu en cours d'année. En
dernier ressort, le licencié pourra faire appel aux gestionnaires de licences
fédéraux.
Le niveau du joueur est géré par l'échelle de niveau et n'est pas
modifiable. Cependant, dans les quelques cas d'erreurs manifestes, un
administrateur du club pourra demander de régulariser une situation de trop
grand décalage auprès de la Commission de
réévaluation.
Dans certains cas, un licencié peut être amené à changer de club. Cela se produit par exemple si ce licencié déménage, dans les cas de prise de licence lors d'un tournoi ou lors de la création d'un nouveau club. Le transfert peut être effectué par le gestionnaire de licences club d'origine ou exceptionnellement par le gestionnaire de licences fédéral.
Après transfert, le licencié apparaîtra sur le site fédéral comme rattaché à son nouveau club.
Le transfert ne donne pas lieu à refacturation d'un club à l'autre.
Une fois le transfert effectué, les clubs de départ (prise de licence) et
d'arrivée peuvent tous deux modifier les coordonnées du licencié.
Au préalable, la demande d'affiliation du club doit être faite auprès de la FFG, voir page des Démarches concernant les clubs.
Deux cas de figures :
Il suffit de créer demander la création du club en demandant que cette personne soit déclarée responsable licences de ce nouveau club. Une fois le club créé, il faut demander au club d’origine le transfert du joueur, voir ci-dessus Transfert d'un licencié.
Lorsqu'un club est créé ex nihilo, et qu'auparavant aucun de ses membres
n'était licencié, il n'y a donc initialement aucun gestionnaire de
licences. Donc personne ne peut saisir en ligne pour ce club. Par
conséquent, la déclaration de ses premiers adhérents se fera grâce à
la procédure dégradée. Une fois le
fichier csv traité, le gestionnaire de licences fédéral donnera à la personne
désignée par le club les droits de gestionnaire de licences. On reviendra
alors à la situation habituelle.
Des situations analogues peuvent aussi se produire dans le cas d'un
renouvellement quasi-total des membres d'un club. On utilisera les mêmes
procédures pour débloquer la situation.