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Démarches concernant les clubs

1. Créer un club

Pour créer un club au sens de la FFG, il faut a minima un licencié rattaché à la FFG. Ce dernier se chargera dans un premier temps de la gestion des licences de son club et servira de contact. Charge à lui ensuite d'accéder au site et de déclarer la composition définitive du bureau avec l'interface en ligne (voir Déclarer les acteurs ci-dessous).

Si la personne n'est pas encore licenciée, elle utilisera la procédure dégradée (avec envoi d'un fichier csv).

Le club devra être rattaché à une ligue, qui elle-même est rattachée à la FFG : il faut donc contacter sa ligue de rattachement.

Il faudra en outre fournir aux webmestres de la FFG (webmestrejeudego.org) les informations suivantes :

  • le nom du club (obligatoire)
  • l'adresse postale du club, pour l'envoi des courriers (facultative)
  • le département du club, qui implique le rattachement à une ligue (obligatoire)
  • les horaires et les lieux de rendez-vous. S'il y a plusieurs lieux, on créera une section par lieu. Pour chaque section, on pourra indiquer un site internet et un contact (une section obligatoire)
  • un descriptif des activités ou motivations du club (facultative)
  • s'il s'agit d'un club Jeunes (facultatif)
  • le site internet du club (facultatif)
  • un mail de contact (facultatif)

Il est également fortement conseillé de déclarer son club comme association loi1901. Les démarches sont précisées sur le site du service public.

2. Rectifier les informations du club appaissant sur le site

Chaque club dispose d'une page descriptive sur laquelle on trouve les informations données lors de la création du club (voir paragraphe précédent), la liste des acteurs du club (voir paragraphe suivant...) et la liste des joueurs licenciés (s'ils ont acceptés d'être affichés sur le site).

Depuis mars 2010 les informations du club et la liste des acteurs peuvent être modifiés par certains responsables du club : le président, le secrétaire et le responsable licence. Pour ce faire il leur faut un compte d'administration.

Il est toujours possible de faire une demande de correction auprès du secrétaire de la FFG, en cliquant le lien demander une correction en bas de la fiche du club, mais cette procédure est désormais déconseillée.

3. Déclarer les acteurs du club

Les acteurs sont les membres du club investis de responsabilités liées au go. Ceci comprend les membres du bureau lorsque le club est une association loi 1901 (président, secrétaire, trésorier...), les responsables de l'organisation des compétitions, les webmestres, les responsables de l'école de go, etc. À noter qu'un club doit toujours avoir au moins un acteur en la personne du responsable licence.

Comme pour les informations du club, la déclaration des acteurs est du ressort du président, du secrétaire ou du responsable licence. Elle s'effectue à partir des pages d'administration.

La FFG maintient une liste des responsabilités que l'on peut exercer dans un club. Les informations sur les acteurs du club sont notamment utilisés pour construire des alias mails associés à chaque responsabilité.

Certaines responsabilités peuvent être exercées par plusieurs personnes à la fois, par exemple il peut y avoir plusieurs responsables licence. De même une personne peut exercer plusieurs responsabilités, par exemple le responsable licence peut être également le président ou le trésorier du club.

4. Demander un prêt de matériel

En général, l'instance à contacter est la ligue dont dépend le club. Il est en effet plus commode d'aller chercher le matériel localement plutôt qu'à l'autre bout de la France... Chaque ligue a ses propres modalités. Si vous montez un club, certaines ligues acceptent de prêter du matériel le temps de démarrer l'activité.

5. Demander des subventions

Pour obtenir des subventions, il faut établir un dossier décrivant le ou les projets du club, puis le soumettre à des partenaires potentiels (généralement les mairies, départements, régions, mais aussi des entreprises). Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez consulter ce dossier complet, avec ses nombreux exemples (attention, seuls les acteurs clubs/ligues/FFG y ont accès, via leur compte d'administration). Il sera possible pour chaque club ou ligue de l'adapter en fonction du partenaire visé.

Certaines ligues aident également à la création de club : renseignez-vous auprès de votre ligue de rattachement. Aussi, pour certaines manifestations nationales, la FFG subventionne les organisateurs locaux (voir grille complète des subventions publiée sur la page des statuts et réglements).

6. Faire venir un pédagogue

Si un club souhaite organiser des cours, il peut contacter sa ligue pour un pédagogue local ou le trésorier FFG (tresorierjeudego.org) pour connaître les cours et stages proposés par la fédération.

7. Contacter les acteurs d'une club

La FFG maintient une liste d'adresses électroniques de la forme responsabilite@jeudego.org. Ces adresses renvoient sur des adresses mails déclarées par les membres licenciés de la FFG, et permettent d'envoyer des messages à des personnes ou des groupes de personnes exerçant une certaine responsabilité à la FFG, dans une ligue ou dans un club.

Par exemple considérons le club Les verts amis du go situé dans le département 99 (localisé sur la planète Mars, département français depuis 2097) dont le code est 99Ma :

  • son président est joignable à l'adresse : président-99Ma@jeudego.org ;
  • son secrétaire à l'adresse : secretaire-99Ma@jeudego.org ;
  • les membres de son bureau à l'adresse : bureau-99Ma@jeudego.org ;
  • tous ses acteurs à l'adresse : 99Ma@jeudego.org ;
  • tous ses joueurs à l'adresse : joueurs-99Ma@jeudego.org.

Le même principe s'applique aux acteurs des ligues et de la FFG. On peut ainsi se dispenser de connaître le nom d'un responsable si on connaît sa fonction. L'adresse mail utilisée sera fixe dans le temps même si le nom du responsable a évolué.

La liste des alias utilisables est accessible sur cette page. Afin d'éviter les abus, cette liste est protégée par un mot de passe qui peut être demandé auprès des webmestres FFG (dont l'alias est justement : webmestrejeudego.org).

8. Commander du matériel pour un club

Du matériel (gobans, pierres, horloges, dépliants, etc) est en vente directement ici par la FFG, à prix coûtant pour les clubs.
Cette page est accessible uniquement aux acteurs clubs, ligues et FFG.
Pour tout renseignement, contacter le responsable matériel de la FFG : materieljeudego.org.

9. Rôle du gestionnaire de licences Club

Le rôle du gestionnaire de licences est essentiellement :

  • la prise des licences et l'envoi des règlements à la ligue et à la FFG ;
  • la modification des informations personnelles de chaque licencié du club.

De plus le gestionnaire licence, au même titre que le président et le secrétaire du club, peut modifier les informations du club ainsi que la liste des acteurs du club.

Pour exercer ces fonctions le gestionnaire licence doit disposer :

  • d'un compte d'administration (voir ci-dessous) ;
  • de la responsabilité Gestion des licences. Celle-ci est affectée soit par l'un des responsables du club (cf paragraphe 2), soit lorsque aucun responsable n'a encore été déclaré (parceque le club vient d'être créé) par les gestionnaires de licences FFG (licencesjeudego.org ).

Pour plus d'informations, voir toutes les infos sur les licences.

10. Compte d'administration

Les personnes exerçant une responsabilité au sein de la FFG (dans un club, une ligue ou au niveau fédéral) peuvent se créer un compte d'administration sur le site. Il faut pour cela avoir une licence à jour et avoir indiqué une adresse email valide lors de sa prise de licence ; cette adresse est utilisée pour envoyer le premier mot de passe du compte (qui peut ensuite être modifié).

Une fois le compte créé on accède aux fonctions d'administration (par exemple de gestion des licences) en se rendant sur la page d'administration. Les personnes exerçant des responsabilités à plusieurs niveaux, par exemple dans un club et au niveau fédéral, peuvent choisir leur casquette ; de ce choix dépend les fonctions d'administration auxquelles elles ont accès.

11. Bénéficier de l'assurance FFG

De part son assurance globale, la FFG assure automatiquement tous les clubs officiels.

Sont bénéficaires de cette assurance :

  • toute personne licenciée à la FFG et leur famille, lors de manifestations de la FFG, ligues ou clubs (et donc uniquement ces personnes), dans le cadre des activités régulières (horaires et lieux de rendez-vous définis sur le site FFG), mais aussi des compétitions inscrites au calendrier FFG.
  • le matériel de la FFG, des ligues et des clubs, sous réserve d'avoir fait une déclaration préalable.

L'attestation en cours est disponible via le compte d'administration (menu Attestations d'assurance).

Pour toute demande spécifique ou information complémentaire, contacter le secrétaire FFG (secretairejeudego.org)

12. Fermer un club

Si un club doit fermer faute de membres, il faut dissoudre l'association, prévenir la ligue de rattachement et enfin demander une modification sur la page du club (site FFG) en spécifiant que le club arrête son activité.

13. Récupérer le dépliant FFG

Un dépliant FFG est mis à disposition des clubs et des ligues pour faire la promotion du go : auprès des nouveaux venus en club ou pour le grand public lors d'initiations ou d'animations quelconques. Le dépliant est disponible à l'impression via ce document PDF. Il a aussi été imprimé en masse et des paquets ont été envoyés aux ligues en 2010, puis ré-édité en 2013 et à nouveau distribué.

14. Annoncer un événement sur le site FFG (news ou calendrier)

Pour soumettre une news ou un ajout au calendrier sur le site FFG, il faut se connecter sur la page d'administration, et choisir le menu "Gestion de news". Les news et les ajouts au calendrier sont soumis à validation, par les responsables des news et du calendrier, et un délai de quelques jours peut ètre nécessaire.


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Dernière modification : 27/01/2016